要否と可否の違いとは？ビジネスメールでの使い分けと例文を解説

仕事でメールや書類を作っているとき、「要否」と「可否」、どっちを使うのが正解なんだろうと迷ったことはありませんか。 特にイベントへの参加の可否を聞くべきか、それとも参加の有無を確認すべきか、あるいは是非や賛否といった似たような言葉との使い分けなど、日本語のニュアンスって本当に難しいですよね。 ここ、なんとなくで使ってしまうと、相手に冷たい印象を与えたり、失礼になってしまったりするかもと不安になるポイントかなと思います。 今回は、そんなビジネスシーンで誰もが一度は悩む言葉の選び方について、私自身の経験も交えてわかりやすく解説していきますね。

要否と可否の違いと正しい使い分け

まずは、この2つの言葉が持つ本来の意味をしっかり押さえておきましょう。ここさえ理解してしまえば、迷う回数はグッと減るはずですよ。

意味の違いは必要性と可能性

結論から言ってしまうと、この2つの最大の違いは「要るか要らないか」か、「良いか悪いか（できるかできないか）」かという点にあります。

「要否（ようひ）」は、文字通り「必要（要）」か「不要（否）」かを問う言葉です。つまり、相手に対して「それが必要ですか？ それとも要りませんか？」と、需要があるかどうかを確認する際に使います。

一方で「可否（かひ）」は、「可（よい・できる）」か「否（だめ・できない）」かを問う言葉です。こちらは、実行が可能かどうかという「能力・可能性」や、それをしても良いかという「許可・妥当性」を判断する際に使われます。

ざっくりとした比較表を作ってみたので、イメージを掴んでみてください。

言葉	読み方	意味の核心	英語のイメージ
要否	ようひ	必要か、不要か	Need / No Need
可否	かひ	できるか、できないか 良いか、悪いか	Possible / Impossible Good / Bad

ここがポイント！
「相手が欲しがっているか」を知りたいときは要否。
「相手ができるか、許してくれるか」を知りたいときは可否を選びましょう。

参加の可否と参加の有無の使い分け

これ、飲み会の案内や会議の調整で一番迷うやつですよね。「参加の可否」と「参加の有無」、どちらもよく見かけますが、実は使い分けるべき「時間軸」が違うんです。

基本的に、「参加の可否」は未来の話に使います。「来週の会議、参加できますか？（可能ですけ？）」と聞くわけですから、これから起こる予定に対する意向確認になります。

対して「参加の有無」は、主に過去の実績や現在の事実に使われることが多いです。「前回の研修への参加の有無を確認する」といった具合ですね。

注意点
これから開催するイベントに対して「参加の有無をお知らせください」と書いても通じはしますが、少し違和感を持つ人もいます。「参加するという事実が有るか無いか」を未来に対して問うのは、日本語として少し座りが悪いからです。案内メールでは「参加の可否」とするのが無難ですよ。

是非や賛否などの類語との関係

似たような言葉に「是非（ぜひ）」や「賛否（さんぴ）」もありますよね。これらも頭の中でこんがらがっちゃう原因の一つかなと思います。

まず「賛否」ですが、これは意見が割れている状態や、賛成と反対そのものを指します。「その案には賛否がある」とは言いますが、メールで相手に「賛否をお知らせください」とはあまり言いませんよね。それなら「賛成か反対かをお知らせください」と書く方が自然です。

次に「是非」。これは「物事の善し悪し」という意味（可否に近い）もありますが、ビジネスメールでは「是非参加してください！」のように、強い依頼や願望を表す副詞として使われることが圧倒的に多いです。

豆知識：「可否」と「是非」の使い分け
「是非参加したい」とは言えますが、「可否参加したい」とは言えません。
逆に、「計画の是非を問う（良いか悪いか議論する）」は、「計画の可否を問う（実行してよいか決める）」とかなり近い意味で使われます。

アンケートでの項目名の設定方法

アンケートフォームを作るとき、項目名をどうするか迷いますよね。ここでは、回答者が迷わず直感的に答えられる言葉を選ぶのが鉄則です。

例えば、懇親会への出欠を確認するなら、項目名はシンプルに「出欠」や「参加・不参加」とするのがベスト。「参加の可否」だと少し堅苦しいですし、「参加の要否」だと「参加が必要ですか？」と聞いているみたいで、強制参加のような圧迫感を与えかねません。

逆に、資料請求のフォームなどで「カタログ送付」の希望を聞く場合は、「送付の要否」がピッタリです。「要るか、要らないか」を聞いているわけですからね。

間違いやすい誤用例を紹介

意味を混同してしまうと、ちょっと恥ずかしい間違いをしてしまうことも。よくあるNG例を見てみましょう。

• ×「資料の可否をご連絡ください」
  （資料ができるかどうか？ 資料が良いか悪いか？ と意味不明になってしまいます。「要否」が正解。）
• ×「参加の要否をご連絡ください」
  （「参加が必要かどうか教えて」という意味になり、「私は必要とされていますか？」と相手を困惑させるか、「必要なら行くけど…」と消極的な印象を与えます。「可否」または「出欠」が正解。）

特に注意！
相手の行動（参加するなど）に対して「要否」を使うと、上から目線で冷たい印象になりがちです。人の行動には「可否（ご都合いかがですか）」、モノの動きには「要否（要りますか）」と覚えておくと失敗が少ないですよ。

ビジネスメールでの要否と可否の違い

ここからは、実際にメールを書くときにどう表現すればいいのか、実践的なテクニックをお伝えします。そのまま使えるフレーズも紹介しますね。

目上の人に聞く際の敬語と言い換え

上司や取引先に対して、「要否をお知らせください」とストレートに書くのは、ちょっと危険かも。「要否」「可否」といった漢語（熟語）は便利ですが、どうしても事務的で冷たい、あるいは命令調のニュアンスを含んでしまうからです。

目上の人に対しては、漢語を「大和言葉（和語）」に開いて表現するのが、柔らかく丁寧な印象を与えるコツです。

言い換えの基本テクニック

• 要否 → 「ご入用（いりよう）でしょうか」「必要でいらっしゃいますか」
• 可否 → 「ご都合いかがでしょうか」「可能でしょうか」

参加の可否を伺うメール例文

会議やイベントへの招待メールでは、相手のスケジュールや意思を尊重する姿勢を見せることが大切です。

【例文】取引先へのセミナー案内
件名：新製品発表セミナーのご案内
本文：
（略）
つきましては、ご多忙の折恐縮ですが、ご参加の可否につきまして、〇月〇日までに本メールへの返信にてお知らせいただけますでしょうか。
もしご都合がつかない場合は、代理の方のご出席も歓迎いたします。

より丁寧にしたい場合は、「ご参加いただけますでしょうか」や「ご出席賜れますでしょうか」といった表現にすると、さらに印象が良くなりますよ。

資料の要否を確認する丁寧な聞き方

相手に資料を送るべきか確認する際、「資料の要否を教えてください」だと、「要るならやるよ」という投げやりな感じに取られかねません。ここでは「ご入用」という言葉が大活躍します。

【例文】資料送付の確認
件名：補足資料の送付について
本文：
（略）
本日の会議で使用した詳細データにつきまして、もしお手元にご入用でしたら、PDFにてお送りいたします。
お手数ですが、必要の有無につきましてご一報いただけますと幸いです。

「必要の有無」という表現も、少し硬いですが「要否」よりは丁寧です。ただ、一番自然なのは「ご入用でしたらお送りしますので、お申し付けください」と、相手からのリアクションを待つ形ですね。

構いませんは失礼になる返信マナー

最後に、自分が返信するときに気をつけたいポイントを一つ。相手から「○○してもいいですか？」と可否（許可）を求められたとき、「構いません」と答えていませんか？

実はこれ、目上の人にはNGなんです。「構う（気にする）」の否定形なので、「私は気にしないよ（だから許してやるよ）」という、許容・許可のニュアンスが含まれてしまうからです。

上司や取引先に対しては、以下の表現を使いましょう。

• 差し支えありません（私の側に不都合はない、という謙虚な表現）
• 問題ございません（客観的に大丈夫であることを伝える表現）
• 承知いたしました（内容を理解し、受け入れる表現）

「結構です」も要注意
「結構です」もYesの意味で使われますが、拒絶（No）の意味でも使われるため、誤解を招くリスクがあります。また、やはり上から目線に響くことがあるので、避けたほうが無難です。

要否と可否の違いまとめ

ここまで「要否」と「可否」の違いについて見てきましたが、いかがでしたか？
最後に改めて、2つの言葉の使い分けのポイントを整理しておきましょう。

まとめ

• 要否（Need）：モノや情報の「必要・不要」を確認するときに使う。
  例：「資料の要否」「オプションの要否」
• 可否（Possible / Good）：人の行動や計画の「可能・不可能」「良し悪し」を判断するときに使う。
  例：「参加の可否」「実施の可否」
• 目上の人には「要否・可否」という熟語を避け、「ご入用ですか」「ご都合いかがですか」と柔らかく言い換えるのが大人のマナー。

言葉一つで、仕事の進み具合や人間関係が変わることもあります。「たかが二文字、されど二文字」。ぜひ今回の内容を参考にして、自信を持ってメールを送ってくださいね！